Office 365契約のある会社員のタスク管理はMicrosoft To Doがおすすめ。細かいルーチンタスクをまとめて、大事な仕事にフォーカスしましょう。
最近仕事のTo Doリストは、Microsoft To Doを使っています。
社でOffice 365を契約しているからというのが大きな理由ですが、いつの間にか使い勝手が向上していて、十分使えるレベルになっています。
今回はMicrosoft To Doで良いなと思っているポイントと、細かいタスクをまとめてルーチン化する利便性をお伝えします。
PlannerやOutlookフラグと同期できる
Microsoft To DoはもともとWunderlistというタスク管理アプリでしたが、買収後Microsoft他製品との連携がじわじわ進んでいきました。
今はこの連携がかなり進化していて、PlannerやOutlookフラグと自動で同期が取れるようになっています。
これがなかなかに便利で、仕事というのは依頼しただけでは終わらず、それが「受領」されたかを確認し、問題無く「遂行」されているか確認するなど「ステップ」があるわけです。
そのため、私の場合は基本的には送信したOutlookメールにフラグを立てて、フラグの期限を「自分の返信が必要な日」とか「相手の返信が必要な日」に変更してメールスレッドが迷子にならないよう管理しています。
この管理が少し面倒で、その一つにOutlookアプリが重いというのがあります。
これはアドインとかいろいろ原因があるのですが、にしてもあまりさくさく動くアプリケーションではないというのが実情です。
そこでMicrosoft To Doを使うと、
という棲み分けができ、無駄に重いアプリの中であれこれしなくてよくなりました。
Plannerは使っていないため効果を実感できずですが、使っている方であればOutlookフラグもPlannerタスクも、設定すればOneNoteでチェックボックスを付けたものも自動で同期されるようにできるとのことなので、便利かと思います。
チェックリストで細かいルーチンタスクをパッケージ化する
もう一つ気に入っている使い方は、ルーチンタスクのパッケージ化です。
Microsoft To Doのタスクは、親タスクの下にサブタスクのようなものを作成できます。
これが「親タスクを完了すると全てアンチェックされる」という仕様のため、チェックリストとして機能します。
日々仕事を円滑に進めるために、やっておいた方が良い細かいタスクというのは結構あります。
勤怠申請、ダウンロードフォルダを整理する、来週のカレンダーを整理するとかそういったものです。
タスク管理の注意点として、これらを一つ一つ細かく登録しすぎると、小さな仕事をこなして完了にしていくことに快感を覚えてしまい、本来すべき業務に十分フォーカスできないという問題があります。
これめちゃくちゃ重要なので繰り返しますが、どうでもいい雑務を細かくタスク管理ツールに登録していくと、楽なものから片付けていく人の悪い部分が出て、ゾーンに入る時間を自ら減らしてしまうといった問題が起きます。
そこで必要なのは、どうでもいいタスクは時間を決めてまとめて片付けること。
そのうえで、このMicrosoft To Doのチェックリスト機能がピタッとはまります。
具体的には朝きてやるタスクを「Morning Routine」とかでまとめてしまって、その下に細かいタスクをチェックリストとして登録しておけば、毎朝実施するタスクの生産性を少しずつ上げていくことができます。
より具体的なルーチンの中身などはまたそのうち。
↓タスク管理超初心者におすすめの書は、このあたりかな？
では。
