OmniFocusのレビュー機能を使うと、高度に沿った適切な頻度でレビューできる
もう10年くらいGTDをベースにしたタスク管理をしています。
To doリストはかなりいろいろ試しましたが、ここ数年はOmniFocusに落ち着いています。
少々値が貼りますが、長く使っていれば十分元は取れます。
とにかくGTDに忠実に作られていて、UIが綺麗なため使っていてストレスを感じない素晴らしいプロダクトです。
OmniFocus自体がレビューの概念を持っている
GTDには「レビュー」という概念があるんですが、これもOmniFocusの機能の中にちゃんと組み込まれています。
このレビューは、プロジェクト毎にレビュー期間を設定できるという特性を持ちます。タスク単位でレビュー期間は設定できないようです。
この仕様から考えると、レビュー期間が短いものと長いものでプロジェクトを分ければ良いというのが設計思想にあるようです。
この「レビュー期間で分ける」というのが、GTDの高度と非常に良くマッチします。
プロジェクト＝GTDの高度で考えると上手くいくというのは、下記にも書かれています。
僕もこれがベストプラクティスだと思っていて、 現在プロジェクトは下記のようになっています。
高度に沿ってプロジェクトを分ける
GTDの高度について完全に理解して実践できているとは言えませんが、それぞれどのような内容が入っているか簡単に解説します。
0m
まず細かいタスクは全て0mに入っています。
単発タスクもルーチンも、インボックスでコンテキストを付けたものは全てここに入るようになっています。
1,000m
1,000mには取り組んでいるプロジェクトが入っています。
- ブログを一ヶ月間毎日書く
- 友人のプロポーズ大作戦に協力する
とかそういうもの。
2,000m
2,000mにはもう少し上の、自身がコミットする領域を書き連ねてある。
「家族」「プロジェクトマネジメント」「デジタルマーケティング」のような大きなキーワードから、「Asana」「Drupal」「DTC」のような今のキャリアにおいてコミットして意識的に情報を取りに行くべきキーワードが入っている。
3,000m
3,000mはもう少し先の目標で、
- 大型のテレビを買う
- 年収XXX万を達成する
みたいな割と具体的な内容が入っている。
4,000m
4,000mはもう一個先の中長期的ビジョンのようなもので、
- オランダを再訪する
- 自身の名前が業界で一定認知されている
など少しふわっとした夢のような目標のようなものが入っています。
ここはもう少し具体化して、仕事だけじゃなくプライベートも含めていろいろ考えていきたいところですね。
5,000m
5,000mは人生に一貫して持ちたい信念のようなもののリストで、
- 家族を大切にする
- 探究心を持ち続ける
といったマインド的なことから、
- たくさん歩く
- 面白いサッカーゲームを観る
みたいな行動指針のようなものを書いています。
Someday
Somedayは今特に考えなくて良いけど時期がきたら考えなきゃいけないことや、別に決まってないけどなんとなく想像している未来について一応書き残しているくらいの感じです。
- 住宅ローン控除が終わるタイミングで新築戸建てを買う
- イギリスに移住する
- WiMAXを別会社契約に切り替える
とかそんなこと。
プロジェクトごとに適切なレビュー期間を設定する
このように高度に沿ってプロジェクトを分けておけば、あとはそれぞれのレビュー期間を良い感じに調整してやれば良い。すると、
- 目の前のタスクは細かい周期で見て調整する
- 中長期的な視点は長めの周期で見て再考する
といった仕組みができるようになっています。
どの高度をどの周期で見るべきかというのは人によっても違うと思うので、私の場合は下記のように倍々的に期間を伸ばして設定しています。
- 0m = 3日
- 1,000m = 6日
- 2,000m = 2週間
- 3,000m = 4週間
- 4,000m = 8週間
- 5,000m = 16週間
- Someday = 32週間
これで概ね半年に一回くらいは全リストを見直せるといった感じでしょうか。
ちなみに1週間ではなく6日としているのは、通常土曜にするレビューが日曜に後ろ倒しになった場合、1週間にしてしまうと次の土曜に出てこず週次レビューの周期が狂うためです。
0mは3日ということにしていますが、基本的には週次レビューの一回くらいしかレビューしません。
0mタスクが多すぎる人は、ここを仕事/家事/プライベートくらいで分けるのも良いかもしれません。
パースペクティブ上の並びに反映させて、仕事タスクをやって→家事をやって→好きなことをやるといった流れを作りやすいメリットなどもあります。
週次レビュータスクを設定する
ここまで設定すれば、あとは「OmniFocusプロジェクトをレビューする」というタスクを一個、週次繰り返しで設定しておけばOKです。
毎週土曜など設定したタイミングで現れるので、レビューボタンをぽちっと押してあがってきているプロジェクトを順にレビューしていくことになります。
まとめ
ちょっと長くなりましたが、まとめると、
- OmniFocusには標準でレビュー機能が備わっている
- レビュー期間はプロジェクト毎に設定できる
- プロジェクトを高度として考えると、この仕様が正しく機能する
ということです。
高度それぞれの詳細や考え方については、またじっくり考えた方が良さそうですね。ここを考えてGTDをやるか0mだけを見てGTDをやるかでは、数年後の結果が全然変わってくると思うので。
あと、レビューなども含めてOmniFocusでフルにGTDはを実践するなら、Mac版アプリも必須です。
高いですが、個人のタスク管理はもうこれで一生良いんじゃないかと思ってます。
↓GTDの原著はやはり一通り目を通しておいた方が良いです。
「インボックス」だけやってもそれはGTDとはちょっと違いますからね。
では。
