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【Outlook】送信メールを自動で受信トレイにコピーする仕分けルール

皆さん「メーリングリスト」ってあまり使わないんですかね?

メーリングリストの効用として、もちろんCCに追加するのが楽だったり、入れ間違いや入れ忘れが減るというのもあるんですが、個人的にはメールの受信トレイに必ず入るというのが大きいと思ってます。

 

送信したメールが一旦受信トレイに入ることによって、GTDの受信箱的な役割を果たします。

そうすることで、例えばそのメールをいつまで待って返信がこなければリマインドするかを設定したり、追加で送る情報があれば「後で送信するメールスレッド」として保管するといったことができるようになります。

これを基本Outlookのフラグ機能を使って実践してるんですが、送ったメールが受信トレイに入らなければ、「送信ボックスを見てフラグを立てていく」というのを別でやる必要があるわけです。これはすごくめんどくさい。

 

僕は添付漏れとかそもそもあんまりしないんですが、

  • 添付漏れをしていても人から指摘されるまで気付かない
  • 送りっぱなしで返答がきていないメールを検知できていない

みたいな人は、この動作を欠いているからだと思っています。

つまり、自分の送ったメールを自分で見ることをしていない。

それで問題なければ良いんですが、上のような事象が起こっていれば少なくとも「仕事を管理できている」とは言えないですよね?

 

そんなこんなで基本的にはメーリングリストを使用するんですが、そうはいってもセンシティブな話などメーリスが使えない場面もあります。

あと例外的なものですが、Officeグループを使ってメーリスを作ると、「そのグループに対してメールを送っている」という考え方になるため、一応メーリスなんだけど自分の受信トレイにはメールが残らないといったことが起きます。

 

そこでOutlookアドインやらで「自動でBCCに追加する」という方法をいろいろ見てたんですが、下記のシンプルな仕分けルールを適用することで問題解決できました。

Set up Auto BCC in Outlook 2016 - Microsoft Community

Outlookで送信したメールを自動で受信トレイにコピーする仕分けルール。たぶんこれでいけそう。[Outlook][Email]

2020/08/20 11:41

 

英語なので、私の使用しているWin 10での各ステップを簡単に日本語で書き出しておきます。Outlookの画面開きながらこれにフォローしてもらえば、大丈夫だと思います。

  • ホームタブをクリック
  • ルール ⇒ 仕分けルールと通知の管理 へ
  • 新しい仕分けルール へ
  • 送信メッセージにルールを適用する ⇒ 次へ
  • 次へ ⇒ はい
  • コピーを指定フォルダーへ移動する
  • 「指定」をクリックして受信トレイに設定されていることを確認 ⇒ 次へ
  • 次へ
  • ルール名を付ける
  • 「この仕分けルールを有効にする」にチェックが付いていることを確認する ⇒ 完了
  • 適用 ⇒ OK

たぶんMacでも同様の設定があるとは思うので、気になる方は見てみてください。

 

注意としては、「メールの送信ボタンが押された時」にこのルールが適用されてコピーが受信トレイに保存される訳なので、「メールが正しく送信された」ということを証明するわけではありません。通常のメーリスだと自分に届いている=メーリス内のメンバーにも届いているということになりますが、そうではないということです。

 

でもスレッドも維持されるし、ほとんどメーリスと同じ感じで運用できます。

これだとメーリスが無い場面でも自動で受信トレイに全ての送信メールが入るので、かなり捗ります。

 

でもたぶんメーリスと組み合わせると重複して届いたりするのかな、、、

その辺は検証できてないですが、まぁオススメの方法です。

 

↓メールの書き方や捌き方はベタなビジネス本を数冊読んで工夫すれば十分かと思います。Kindle Unlimitedで読める。

 

では。